.png){kind=small}
“Effective conversations: From energy guzzlers to energy boosters”
NVWA
Leiderschapstraject & webcasts
The Netherlands Food and Consumer Safety Authority (NVWA) asked us to develop and give a training course on the theme of effective conversations as part of its programme on showing leadership and receiving leadership. This workshop, consisting of three modules, focused on managers within the NVWA.
Challenge
How do you get managers, who often have many years of experience and a huge level of (substantive) commitment, to start providing their teams with attention, direction and peace of mind? The focus was on doing practical exercises in order to hone and expand their repertoire of effective conversation skills. “Effective conversations” – it sounds so simple but those are often difficult to have in practice. As a manager, you want to achieve something with individual employees or with your team. And your good intentions are not always understood and acted upon. Why is that the case? And above all: what can you do about it?
* Boskalis is een toonaangevende bagger-
en marine expert wereldwijd. NINA is hun veiligheidsprogramma (No Injuries
No Accidents) waar we hen al meer dan
10 jaar bij mogen ondersteunen over de
hele wereld.
Cofra is onderdeel van Boskalis en werkt wereldwijd aan grondverbetering.
GMB is een aannemer die zich o.a. richt op de bouw en onderhoud van dijken, gemalen en funderingen van windmolenparken. Ze onderscheiden zich door hun mensgerichte cultuur. We lopen al 5 jaar mee met hun Zo! (Zonder Ongevallen!) programma.
Approach
On the basis of several discussions we had with (prospective) participants, we co-created a programme with the NVWA. In that, we paid attention to things like having “adult” conversations, reflecting, expressing expectations and dealing with emotions (both of the manager and of those on the receiving end of their leadership). As we gave the workshop well into the pandemic period, it was conducted entirely online with small groups, with plenty of room for practice. We also held about 30 webinars for larger groups. And those webinars we later turned into webcasts. You can watch one of them below.
Spelverloop
We lieten teams van ongeveer 10 medewerkers met verschillende functies tegen elkaar strijden. Een belangrijk element was dat iedere deelnemer het spel vanuit een andere rol speelde, om zo situaties vanuit een andere bril te bekijken. Zo werd een operator bijvoorbeeld projectleider en werd de uitvoerder de kraanmachinist.
Om een competitie-element aan het spel toe te voegen, kreeg ieder team allereerst de opdracht om een uitdagende werkdag voor het andere team klaar te zetten. Dit konden ze doen door een selectie van risicokaartjes te kiezen. Daarbij voegde ieder team een gouden helm opdracht toe met een extra uitdagende situatie voor die dag. Vervolgens gingen ze aan de slag met hun eigen ‘dijk van een uitdaging’ en werkten zij toe naar het doel: ‘Bereid een dagstart voor waarbij jullie teamgenoten informeren over de risico’s, dilemma’s en eventuele maatregelen die voor die dag genomen moeten worden.’ De spelleiders hielpen ze met deze opdrachten en voerden halverwege nog de druk op door een onverwachtse gebeurtenis, zoals dat in het echt ook kan gebeuren (in dit geval; een schip met klei loopt vast op een zandbank).
Terwijl de teams in de uitdagingen op het spelbord doken, werden zij ook verrast door personages uit het spel die opeens de ruimtes binnen kwamen. Een team acteurs vertolkten verschillende rollen vanuit de omgevingsrisico’s zoals: de buurtbewoner die met de hond de dijk oversteekt, de collega die zich anders gedraagt vanwege privéproblemen of de zzp’er zonder helm. Zo kregen mensen de kans om het gesprek écht aan te gaan. “Wat het extra leuk maakte was dat deelnemers niet door hadden dat de spelleiders op de achtergrond communiceerden met de acteurs. Zo was het heel onverwachts dat een personage opeens voor je stond” vertelde Ashwin van der Vlugt (veiligheidscoördinator, GMB).
Nadat de deelnemers 45 minuten hard hadden gewerkt, kwamen de teams bij elkaar voor de dagstart: collega’s informeren van de risico’s en eventuele maatregelen. Stilstaan, voordat we starten!
Samenwerking
We vinden het belangrijk om elk spel echt met de klant samen te maken, zodat zowel de inhoud als de vorm aansluiten bij de doelgroep. We vroegen Michel en Ashwin hoe zij deze samenwerking hebben ervaren. Met Ashwin hebben we één spel gemaakt en op dit moment zijn we bezig met een tweede versie: “De samenwerking verloopt goed. De lijnen zijn kort en dat is prettig. We bespreken wat we in de game terug willen zien. Welke risico’s en waar we het gesprek over willen laten gaan.” Michel gaf aan: “Ik kijk positief terug op de samenwerking. Leuk hoe jullie zo makkelijk in ons werk verplaatsen en de situaties heel eigen maken. Zowel de makers als de acteurs. Heel realistisch. En fijn hoe snel het spel klaar was. De materialen waren netjes verzorgd in onze huisstijl en dat werkt natuurlijk mee voor de gebruiker.”
Result
The participants learned how to engage more effectively in conversations with their employees, colleagues and supervisors, without losing energy. For many participants, “the penny dropped” as they realised that not only content but also perception and experience play important roles in both leading and receiving leadership. The participants were given tools but also opportunities to practise applying them.
Upon completion of the programme, we were asked if we could provide something like it for their employees as well. We are currently working on creating a similar programme for them.
Do you also struggle with having effective conversations? With giving direction and steering the movement? Does providing leadership within your organisation ever require too much energy? Contact Jacques at jacques@defederatie.nl.